Casus: Verbeteren van het onboardingsproces
Het probleem
Suzie trof bij haar opdrachtgever TotalEnergies Gas Mobility een verouderd onboarding programma aan. Een uitdaging die veel organisaties bekend zal voorkomen. Het proces van het verwelkomen en inwerken van nieuwe medewerkers was nog niet optimaal, met als gevolg dat nieuwkomers vaak in het diepe werden gegooid zonder de nodige ondersteuning en informatie.
Oplossing van onze Master
Suzie: ‘Het verouderde onboarding programma kampte met diverse tekortkomingen. Nieuwe medewerkers werden niet tijdig geïnformeerd over hun starttijd en wie hen zou verwelkomen. Managers waren vaak niet op de hoogte van de startdatum van hun nieuwe teamleden. En dat leidde tot onvoorbereide ontvangst en een gebrek aan inwerkplanning. Bovendien ontbrak het aan essentiële middelen zoals bijvoorbeeld laptops. Nieuwe medewerkers verloren op deze manier kostbare tijd aan het wachten op de juiste apparatuur.’
Een mooie uitdaging dus.
‘We hebben concrete stappen genomen om dit proces te verbeteren. Om te beginnen bij de managers. Die krijgen in de nieuwe werkwijze een week van tevoren een herinnering over de aankomende startdatum van hun nieuwe teamlid. Met het verzoek zich voor te bereiden op de eerste werkdag.
Om nieuwe medewerkers warm te ontvangen regelt de HR-afdeling een welkomstboeket. Zo’n bloemetje geeft meteen een welkom gevoel. Ook zorgt de HR-afdeling voor een e-mail met belangrijke informatie, zoals inloggegevens en andere relevante details.
Daarnaast worden nieuwkomers uitgenodigd voor een presentatie over de kernwaarden en de missie en visie van het bedrijf. Die presentatie wordt gegeven door een lid van het managementteam en geeft nieuwe medewerkers een beter begrip van de organisatie en de doelstellingen.
Het resultaat?
Deze strategische verbeteringen hebben tot een aanzienlijke verbetering van het onboardingsproces geleid. Door de tijdige herinneringen aan managers waren zij beter voorbereid op de komst van nieuwe teamleden, wat resulteerde in een gestroomlijnde ontvangst en inwerkperiode. Het welkomstboeket zorgde voor een positieve eerste indruk bij de nieuwkomers, terwijl de presentatie over de organisatie hun betrokkenheid en begrip vergrootte. Het geven van belangrijke informatie via e-mail zorgde ervoor dat nieuwkomers direct toegang hadden tot de benodigde middelen en systemen, waardoor hun productiviteit vanaf dag één werd verhoogd.
Al met al heeft het optimaliseren van het onboarding programma geresulteerd in een vlotte en positieve start voor nieuwe medewerkers. Dit draagt bij aan een hogere betrokkenheid en succes op lange termijn binnen de organisatie.
Conclusie:
Binnen het HRM vakgebied is het cruciaal voor organisaties om een effectief onboarding programma te hebben. Waarom?
Een goede eerste indruk: Een gestructureerd onboarding programma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers een positieve eerste indruk van de organisatie krijgen. Dit kan de betrokkenheid en motivatie vanaf het begin vergroten.
Snellere productiviteit: Door nieuwe medewerkers snel vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur, procedures en verwachtingen, kunnen ze sneller productief worden en bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Behoud van talent: Een effectief onboardingsproces kan bijdragen aan het behoud van talent. Wanneer nieuwe medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen tijdens hun eerste dagen en weken bij een organisatie, zijn ze eerder geneigd om te blijven en zich te ontwikkelen binnen het bedrijf.
Versterking van de bedrijfscultuur: Onboarding programma’s bieden de mogelijkheid om de bedrijfscultuur over te brengen en nieuwe medewerkers te laten begrijpen hoe ze in het grotere geheel passen. Dit kan leiden tot een gevoel van verbondenheid en betrokkenheid bij de organisatie.
Efficiëntere integratie: Door nieuwe medewerkers op een gestructureerde manier te integreren, kunnen potentiële problemen of misverstanden vroegtijdig worden aangepakt. En dat komt de algehele efficiëntie en effectiviteit van het team ten goede.