Wat is er behaald?
- SAP migratie
- Outsourcing accounting werkzaamheden
- Digitaliseren en optimaliseren van processen
- Workflow management implementeren
Rob Huijsman
Director KLM Accounting Services op Schiphol
Even voorstellen..
Ik ben sinds augustus 2014 Director KLM Accounting Services op Schiphol. Dit shared service center werkt voor KLM thuismarkt, waar wij onder meer de processen AP, GL en AR (B2B) verwerken. De afdeling heeft momenteel circa 60 medewerkers. We hebben een kleine 10 externe mensen rondlopen waarvan het grootste deel via Masters in Finance en Masters in Talents. Voor KLM werkte ik al 18 jaar in de luchtvaart (Transavia). Ik ben mijn carrière begonnen in de accountancy (big five).
Wat is de reden van inhuur?
Er zijn verschillende redenen van inhuur, allereerst de capaciteitsvraag. De gemiddelde leeftijd is hier vrij hoog, als medewerkers met pensioen gaan worden ze niet door nieuwe mensen met een KLM contract vervangen. Daarnaast hebben we soms ook behoefte aan bepaalde kwaliteiten die we op dat moment in onvoldoende mate zelf beschikbaar hebben.
Verder is de afdeling betrokken bij een grote reorganisatie waarbij KLM haar financiële processen en organisatie aan wil passen conform het model van een High Performance Organization. Ook accounting zal hier het nodige van mee krijgen. Zo nemen wij al onze belangrijke processen onder de loep en onderzoeken of we deze nog verder kunnen stroomlijnen en digitaliseren. Uiteraard met als doel efficiënter en dus goedkoper te kunnen gaan werken. Dit soort projecten hebben m.i. het meest kans van slagen indien wij een succesvolle samenwerking tot stand brengen tussen onze eigen mensen (die vaak al jarenlange ervaring in kunnen brengen) en tijdelijke krachten met een frisse blik (plus al wat ervaring bij andere bedrijven).
Waarom Masters in Finance?
Ik geloof niet in zo zeer in labels an sich. Ik denk dat bij deze dienstverlening de klik tussen inhurende manager en de accountmanager van het bureau cruciaal is. In dit geval kreeg ik een goed gevoel bij Masters in Finance. Er werd goed geluisterd naar de propositie. Ook naar andere aspecten dan puur functie inhoudelijk. Het mag duidelijk zijn dat bij een afdeling die in een grote reorganisatie verwikkeld is, bijvoorbeeld ook het empathisch vermogen van een inhuur kracht belangrijk is. Tot op heden heb ik daar goede ervaringen mee met Masters in Finance. En mochten we dan toch een keer niet de juiste match hebben dan is de flexibiliteit om snel een beter alternatief te leveren ook groot gebleken.
Wat zijn de behaalde resultaten door het inhuren van de Master(s)?
Er zijn meerder mooie resultaten behaald door de medewerkers van de Masters Group. Ik noem verdere professionalisering van het AR proces (rapportages, toelichtingen), inzichtelijk maken en monitoren van werkstromen AP en stafdeclaraties. Helpen bij het in kaart brengen van processen en werkinstructies etc.
Het valt mij op dat de huidige ontwikkelingen binnen Finance dermate snel gaan (robotisering, proces mining, etc) dat ‘ouderwetse kennis’ als boekhouden, riskmanagement e.d. meer en meer op de achtergrond dreigen te raken. Zelfs in de opleidingen. Ik hoop dat Masters in Talents (maar ook andere bureaus) dit ook onderkennen en specifiek op ingaan bij het verder trainen van hun Masters. We gaan naar een tijd dat een robot een groot gedeelte van het voortraject tot een jaarrekening verzorgt. Hopelijk geborgd met de nodige controls. Het wordt pas echt zorgelijk als we in 2050 of zo niemand in Nederland meer hebben die ook in staat is die jaarrekening binnen een uur te kunnen screenen op de meest prangende vragen die je over de cijfers kunt stellen. Daarvoor helpt het als je een beetje kunt boekhouden en een beetje de risico’s aan de cijfers kunt ontlenen.
Michel Romein
Master in Finance
Even voorstellen..
Michel Romein is sinds juli 2015 werkzaam voor Masters in Finance. Daarvoor is hij actief geweest als Financial Controller in het vastgoed, als Administrateur in de pensioensector en als Assistent Controller in de IT-sector. Michel vertelt over zijn ontwikkeling en ervaring bij zijn Master opdrachten bij KLM.
Waarom heb je gekozen voor de Masters Group?
Mijn ontwikkeling, zowel in de breedte als in de diepte, staan centraal bij de Masters Group. Werken bij Masters in Finance betekent dat ingezet worden op verschillende opdrachten die inhoud en uitdaging bieden. Hier kan ik glans geven aan mijn financieel talent en sparren met de professionals die de opdrachtgevers in huis hebben. Deze factoren geven mij motivatie, inspiratie en voldoening.
Wat zijn je voornaamste taken bij KLM?
Initieel als gevolg van overgang van het huidige boekhoudsysteem naar SAP, was KLM op zoek naar capaciteit in het begeleiden van medewerkers op het nieuwe SAP systeem en ondersteuning bij het wegwerken van opgelopen administratieve achterstanden door migratie.
Als vervolg van de opdracht en voorbereiding op de High Performance Organisatie heb ik de medewerkers begeleid en training gegeven in het opstellen van uniforme balansdossiers, bij het schrijven van werkprogramma’s, het opstellen en begeleiden van procesbeschrijvingen en het opstellen en begeleiden van de WPI-beschrijving.
Aansluitend op het HPO-model volgt procesoptimalisatie van de KLM Fuel administratie, gericht op het efficiënter verwerken van de inkoopfacturen. Voor KLM Jetcenter ben ik projectleider voor het inrichten van een interface tussen FBOONE-software en SAP.
Welke competenties heb je kunnen inzetten/ontwikkelen tijdens je opdracht bij KLM?
In de opdracht bij KLM heb ik nieuwe ervaringen opgedaan in het handelen in conflictsituaties met medewerkers. Voor de aanvang van de opdracht bij KLM hebben de medewerkers de mededeling gekregen dat de directie van KLM de High Performance Organization aanvraag hebben ingediend. Uit de HPO aanvraag verdwijnen er banen naar het Financial Shared Service Center in Budapest. De medewerkers zien een onzekere toekomst tegemoet en ervaren motivatieproblemen. Het initiëren van nieuwe werkzaamheden bij medewerkers en het motiveren hiervan én het optreden als sparringpartner voor directie KLM Accounting Services zijn ervaringen die mij op soft skills gebied veel lering hebben gebracht.
Motto?
“Analyseer processen en vertaal deze in journaalposten!”
Waar ben je het meest trots op?
Het geeft mij voldoening om te sparren met medewerkers die veel dossierkennis hebben en om deze nieuwe inzichten te geven. Ik vind het mooi om de medewerkers vaardigheden bijbrengen die ze in der loop der tijd zijn kwijtgeraakt. Het is mooi om te ervaren dat medewerkers enthousiast worden en de werkzaamheden met begeleiding en sturing naar een hoger niveau brengen.
Hoe ervaar je begeleiding van de Masters Group op je opdracht bij KLM?
De opzet vanuit Masters in Finance is een Accountmanager die de belangen van de opdrachtgever behartigt. Een Fieldmanager die naar de ontwikkeling van de Master kijkt. Door periodiek contact en begeleiding worden resultaat en ontwikkelingsafspraken doorgenomen en beoordeelt. Vanuit Fieldmanagement worden diverse faciliteiten aangeboden voor ontwikkeling van de Master. De Masters Academy geeft kennissessies met de huidige ontwikkelingen in de markt voor de financial om te volgen. De Fieldmanager is voor mij een goede sparringpartner, waarbij ik situaties heb kunnen delen die ik bij KLM ervaar.
Kennis uit het Masters Group netwerk?
Voor het opstellen van de procesbeschrijvingen bij KLM had ik een concept gemaakt, maar vanuit perfectionistisch oogpunt had ik behoefte aan een kritische blik. Een groot pluspunt van werken bij Masters is het uitgebreide netwerk van financiële collega’s met ieder zijn eigen sterke competenties. Mijn ‘Master-collega’ heeft die kritische blik gegeven en met nog tips en tricks aangevuld, die bij KLM zijn toegepast.
- SAP Migratie
- HPO
- WPI’s/Procesbeschrijvingen
- Interface FBOONE
- Efficiency in processen
- Uniforme balansdossiers
- Begeleiden en trainen medewerkers
- Workload management