Ervaring met SOx

Lees Tom zijn ervaring met SOx gedurende zijn laatste opdracht.

“SOx, het is in de wereld van accounting, finance & control de laatste jaren een veel gehoord begrip. Logisch, de schandalen bij bijvoorbeeld Enron en WorldCom zijn de bekende verhalen die in het begin van deze eeuw de aanleiding vormden voor het ontstaan van deze wetgeving. Daarnaast is het met de financiële crisis nog vers in het geheugen een begrip geworden wat vandaag de dag niet meer weg te denken is.

Toen ik tijdens mijn laatste opdracht tegen de term ‘ SOx’ aanliep, moest ik eerlijk bekennen dat ik de term en de inhoud daarvan nog wel kende uit mijn studieboeken van een paar jaar geleden, maar verder dan dat kwam ik niet.  De belangrijkste vragen die bij mij ontstonden waren dus: wat houdt SOx nou exact in? Voor welke bedrijven geldt het? En bovenal, wat voor impact heeft het op je dagelijkse werkzaamheden als controller, accountant of debiteuren/crediteurenbeheerder?!

Gelukkig was de beperkte kennis over SOx geen probleem volgens mijn opdrachtgever. Gaandeweg de opdracht zou ik vanzelf antwoord krijgen op de vragen die bij mij waren ontstaan en zo geschiedde ook:

Wat is het en voor wie geldt het?

In 2002 is door de Amerikaanse senatoren Paul Sarbanes en Michael Oxley de SOx-wetgeving opgesteld. De aanleiding daarvoor werd gevormd door de vele financiële schandalen op bestuurlijk niveau die op dat moment aan het licht kwamen. De wet geldt voor alle bedrijven die genoteerd zijn aan een Amerikaanse beurs (direct of indirect via een dochteronderneming) en bestaat uit tal van regels die als gemeenschappelijk doel een deugdelijk ondernemingsbestuur nastreven. Uiteindelijk impliceert SOx dat er in het financieel jaarverslag ook een stuk verantwoording moet worden afgelegd door de directie over de interne controles op de correctheid van de gerapporteerde cijfers. Daarbij dient ook beschreven te worden wat de effectiviteit van deze interne controles is. Dit gedeelte komt het meest naar voren in de artikelen 302 en 404, de belangrijkste artikelen van de SOx-wet.

Dit betekent niet dat SOx iets is wat alleen bij het management blijft liggen. Afhankelijk van de gradaties van de SOx controles die een bedrijf kan opstellen, kan SOx wel degelijk doorstromen naar de diverse finance afdelingen. Voor mij betekende dit tijdens mijn laatste opdracht vooral: verklaren van verschillen op (sub)grootboekniveau of het verklaren van openstaande debiteurensaldi die al geruime tijd vervallen zijn. Niet alleen beschrijven wat de status is, maar vooral ook: wat zijn de acties die erop ondernomen zijn, wie zijn de betrokkenen en wanneer is de verwachting dat deze probleemgevallen opgelost zijn?

Impact op dagelijkse werkzaamheden

In de praktijk betekende het voor mij dat ik wekelijks en maandelijks een update moest geven over verschillen op (sub)grootboekniveau en openstaande debiteurensaldi die al geruime tijd vervallen waren. Op basis daarvan werden er acties uitgezet en moest er vervolgens een korte rapportage opgesteld worden. Aangezien de opdrachtgever pas sinds kort genoteerd was aan de Amerikaanse beurs, was deze SOx-control nog nooit eerder gedaan. Daardoor leek het in eerste instantie op een extra taak die erbij kwam. Omdat wij op onze afdeling van nagenoeg al deze gevallen op de hoogte waren, werd deze interne controle in het begin dan ook min of meer als een verplicht nummer beschouwd.

Het kostte uiteraard tijd om dagelijkse werkzaamheden, processen en werkwijze op een ‘SOx-proof’ manier in te richten en uit te voeren, maar uiteindelijk zorgde het bij mijn opdrachtgever voor een veel meer gestructureerde aanpak van debiteuren/crediteurenbeheer en grootboekadministratie. Bovendien bood deze SOx control te allen tijde een compleet overzicht van bijvoorbeeld alle langdurig vervallen posten. Dat zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet. Zeker in situaties waarbij sprake is van werkachterstanden en prioriteiten stellen belangrijker is dan ooit, biedt dit uitkomst.

Kortom, houdt bij nieuwe financiële wetgeving zoals SOx de werkbaarheid van je alledaagse werkzaamheden, processen en werkwijzen altijd scherp in de gaten. Maar zorg ervoor dat je dergelijke wetgeving niet als extra werk gaat zien. Integreer het zoveel als mogelijk in de dagelijkse, bestaande werkzaamheden, processen en werkwijzen. In dat geval kan het zeker een bijdrage leveren aan de efficiency.”

Tom Streng – Master in Finance