4 tips voor een succesvolle bedrijfsvoering
Als interim professionals hebben we het voorrecht om bij diverse bedrijven een kijkje in de keuken te mogen nemen. Bij iedere organisatie doe je als professional, maar zeker ook als mens, nieuwe ervaringen op welke je vervolgens meeneemt naar andere klanten.
Voor organisaties die streven naar een optimale bedrijfsvoering heb ik een aantal van mijn ervaringen op papier gezet. In eerste instantie zullen het wellicht voor de hand liggende zaken zijn, maar in de praktijk blijkt het soms onwijs lastig om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en om veranderingen soepel door te voeren. Daarom de volgende vier tips voor een succesvolle bedrijfsvoering
1. Houd het simpel
Waak voor onnodige complexe processen, stel geen dikke rapportages op die niemand leest en voorkom lange doorlooptijden waardoor de halve organisatie gefrustreerd raakt. Dit geldt voor primaire, maar zeker ook voor secundaire processen. Ondersteunende afdelingen welke niet leidend zijn worden ook wel beschouwd als bottleneck van de organisatie. Om de organisatie mee te krijgen in de gedachtegang van een ondersteunende afdeling moet men wel begrijpen wat de bedoeling is en waarom bepaalde dingen van hen worden gevraagd. Anders kan het gevaar ontstaan dat mensen afhaken of fouten gaan maken. Dit kan in de meest simpele dingen zitten. Denk bijvoorbeeld aan het tijdig verantwoorden van de uren of het indienen van declaraties voor een goede maandafsluiting.
2. Maak zaken expliciet
Maak zaken concreet, leg afspraken vast en documenteer de belangrijke processen. Of het nu gaat om besluiten, afspraken, processen of budgetaanvragen. Ga er bovendien niet vanuit dat iedereen dezelfde kennis en informatie bezit. Te vaak zien we dat men niet terug kan vallen op documentatie in het geval van vragen of discussies.
3. Herhaal de boodschap
Cliché of niet: herhaling is de kracht van de boodschap. Of het nu gaat om je missie en visie of een verandering het is altijd belangrijk om betrokken partijen op de hoogte te houden. Maar ook als de verandering eenmaal is doorgevoerd, is het belangrijk om collega’s, leveranciers en andere stakeholder scherp te houden. Zo zorg je ervoor dat de verandering standhoudt. Ook als de koers bepaald is, is het belangrijk om bij te sturen. Kortom: verlies in de waan van de dag niet de koers uit het oog.
4. Breed gedragen
Top down, bottom up, zorg ervoor dat doelen en initiatieven zo breed mogelijk worden gedragen. Dit zorgt voor een coöperatieve cultuur. Geef de medewerkers de kans om ook zelf initiatieven aan te dragen en te ontplooien. Hierdoor wordt de motivatie en de productiviteit verhoogd.
